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🔒 Monat abschließen (Archivierung)
Wenn Sie einen Monat abschließen, werden alle berechneten Lohnwerte dieses Monats fest gespeichert. Es werden auch alle Assistenzen-Stammdaten, die zu diesem Zeitpunkt gültig und für die Abrechnung relevant sind, berücksichtigt. Änderungen an den Stammdaten wirken sich nicht mehr auf bereits abgeschlossene Monate aus.
Status eines Monats
Oben in der Monatszeit-Tabelle zeigt ein Abzeichen den Status des angezeigten Monats:
- Offen — Alle Werte werden bei jeder Ansicht neu berechnet und spiegeln den aktuellen Stand wider.
- Archiviert — Die Werte sind eingefroren und ändern sich nicht mehr von selbst.
Berechtigung
Das Abschließen, Neuberechnen und Wiederöffnen eines Monats steht nur Benutzern mit der entsprechenden Abrechnungs-Berechtigung zur Verfügung. Mehr dazu unter Berechtigungen.
Monat abschließen
Öffnen Sie über das Menü die Monatszeit.
Navigieren Sie zu dem Monat, den Sie abschließen möchten.
Klicken Sie auf Monat abschließen.
Es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage. Bestätigen Sie den Abschluss.
Das Abzeichen wechselt auf Archiviert.
Reihenfolge: Monate lückenlos abschließen
Monate werden in chronologischer Reihenfolge abgeschlossen — Sie können einen Monat erst abschließen, wenn alle früheren Monate bereits archiviert sind.
Sind noch frühere Monate offen, zeigt die Sicherheitsabfrage diese zuerst an:
Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Alle abschließen — Schließt alle aufgelisteten früheren Monate (vom ältesten zum neuesten) und anschließend den gewählten Monat in einem Schritt.
- Einzeln abschließen — Über die Schaltfläche Abschließen neben einem Monat schließen Sie ihn gezielt einzeln ab.
Sobald alle früheren Monate archiviert sind, können Sie den gewählten Monat abschließen.
Was beim Abschließen passiert
Zum Zeitpunkt des Abschlusses wird für jede Assistenz der berechnete Bruttolohn festgehalten — einschließlich aller Zeitkategorien, Zuschläge und Pauschalzahlungen. Diese Beträge bleiben danach stabil, unabhängig von späteren Änderungen an den zugrunde liegenden Einstellungen.
Das ist besonders bei prozentualen oder durchschnittsbasierten Zeitkategorien oder Pauschalen und Abwesenheiten wichtig: Ihr Betrag wird beim Abschluss endgültig festgeschrieben.
Es werden auch alle Assistenzen-Stammdaten, die zu diesem Zeitpunkt gültig sind, in der Abrechnung berücksichtigt. Änderungen an den Stammdaten wirken sich nicht mehr auf bereits abgeschlossene Monate aus.
Einzelne Beträge korrigieren
Solange ein Monat archiviert ist, können Sie einzelne Lohnbeträge direkt in der Tabelle anpassen. Klicken Sie in das entsprechende Feld, geben Sie den korrigierten Betrag ein und verlassen Sie das Feld — die Korrektur wird gespeichert.
Angepasste Beträge werden in der Tabelle mit einem grünen Hintergrund hervorgehoben. Sie können jederzeit den ursprünglichen Wert sowie differenzierende Beträge einsehen, indem Sie mit der Maus über das Feld fahren:
Monat neu berechnen
Möchten Sie einen archivierten Monat auf den aktuellen Stand bringen — etwa nach einer nachträglich korrigierten Dienstplanung — klicken Sie auf Neu berechnen. Die Werte werden neu ermittelt und erneut eingefroren.
INFO
Manuell eingetragene Einzelkorrekturen bleiben bei der Neuberechnung erhalten.
Monat wieder öffnen
Vorsicht
Beim Wiederöffnen werden alle eingefrorenen Werte und manuellen Einzelkorrekturen dieses Monats gelöscht. Der Monat wird anschließend wieder vollständig live berechnet. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
Um einen archivierten Monat erneut zu bearbeiten, klicken Sie auf Monat öffnen und bestätigen Sie die Abfrage.
Es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage. Bestätigen Sie das Wiederöffnen:
Vorsicht
Beim Wiederöffnen werden alle eingefrorenen Werte und manuellen Einzelkorrekturen dieses Monats gelöscht. Der Monat wird anschließend wieder vollständig live berechnet. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
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