🏖️ Urlaubsvergütung

Für jeden Urlaubstag bekommt eine Assistenz ihr Urlaubsentgelt. Wie Assistenz Connect es berechnet, hängt von der Lohnart ab:

• Stundenlohn: Die Zeile Urlaubstage der Monatszeitabrechnung trägt das Geld, berechnet nach dem Verfahren, das Ihre Organisation unter Urlaubsberechnung gewählt hat.
• Festgehalt: Das Monatsgehalt läuft im Urlaub weiter. Die Zeile Urlaubstage zeigt die Tage und 0,00 €; jeder Urlaubstag schreibt dem Arbeitszeitkonto (kurz: Zeitkonto) die Abwesenheitsstunden pro Tag gut.

Urlaubsgeld laut Vertrag

Ein zusätzliches Urlaubsgeld, das der Arbeitsvertrag zusagt, ist etwas anderes als das Urlaubsentgelt. Legen Sie es als Pauschalzahlung an.

Urlaubstage zählen

Gezählt werden nur die Urlaubstage, an denen die Assistenz sonst arbeiten würde. Das legt das Feld Arbeitstage pro Woche in den Stammdaten fest, auf der Karte Arbeitszeitdaten:

Arbeitstage pro Woche	Es zählen
5	Montag bis Freitag
6	Montag bis Samstag
7	jeder Tag
1 bis 4	entsprechend ab Montag, also bei 4 Montag bis Donnerstag
leer	wie 6: Montag bis Samstag

Sonntage zählen nur bei 7 Arbeitstagen. Die Feiertage ihrer Assistenznehmer zählen nie als Urlaubstag; arbeitet sie für mehrere, gilt das für jeden Tag, der für einen von ihnen Feiertag ist.

Abwesenheitsstunden pro Tag

Die Abwesenheitsstunden pro Tag sagen, wie viele Stunden ein Abwesenheitstag wert ist. Sie stehen in den Stammdaten der Assistenz auf der Karte Abwesenheitsdaten; das ? im Titel der Karte (C) führt zu diesem Abschnitt.

• Rechnerisch (A), solange Sie keinen eigenen Wert eintragen: Das Feld zeigt den Wert, mit dem Assistenz Connect rechnet, und folgt den Stunden pro Monat und den Arbeitstagen pro Woche, sobald Sie eines davon ändern. Dafür rechnet die App die Stunden pro Monat in Stunden pro Woche um und teilt durch die Arbeitstage pro Woche, gerundet auf zwei Stellen. Der Hinweis unter dem Feld (B) zeigt die Rechnung:

  Abwesenheitsstunden pro Tag = Stunden pro Monat ÷ 13/3 (≈ 4,33) ÷ Arbeitstage pro Woche

  Beispiel: 160 Stunden pro Monat und 5 Arbeitstage: 160 ÷ 13/3 = 36,92 Stunden pro Woche, ÷ 5 = 7,38 Stunden.

• Fest, sobald Sie eine Zahl eintragen: Dann gilt sie unverändert, auch 0. Mit dem Pfeil Rechnerischen Wert verwenden neben dem Feld kehren Sie zum rechnerischen Wert zurück. Speichern Sie die Stammdaten danach.

Fehlen die Stunden pro Monat, ist der rechnerische Wert 0 Stunden. Die Monatszeitabrechnung sagt das an den Abwesenheitszeilen: Ein kleines Info-Symbol steht an der Zahl, und ihr Rechenweg nennt unter Hinweise „Mit 0 h je Abwesenheitstag gerechnet – Stunden pro Monat fehlen in den Stammdaten.“ Fehlen nur die Arbeitstage pro Woche, rechnet sie mit 6 und sagt auch das.

Die Abwesenheitsstunden gelten

• beim Verfahren Standard Assistenz Connect und überall, wo ein Durchschnittsverfahren auf die Standardrechnung zurückfällt,
• bei Festgehalt für das Zeitkonto: Urlaubstage und die anderen gutgeschriebenen Abwesenheitstage zählen mit diesen Stunden,
• bei Festgehalt für die Abzüge Kind krank (Abzug) und Unbezahlte Freistellung (Abzug) (siehe Bruttolohn-Berechnung).

Die Verfahren

Welches Verfahren das Urlaubsentgelt berechnet, wählen Sie unter Organisation auf der Karte Urlaubsberechnung, für die ganze Organisation (siehe Urlaubsberechnung). Nach einer Rückfrage gilt die Auswahl (A) für alle offenen Monate; abgeschlossene Monate behalten ihre Werte, solange Sie sie nicht neu berechnen. Das ? (B) im Kopf der Karte führt auf die Seite Urlaubsberechnung.

Verfahren	Urlaubsentgelt je Urlaubstag
Standard Assistenz Connect	Abwesenheitsstunden pro Tag × Stundenlohn
Drei-Monats-Durchschnitt mit Koeffizient	Bruttolohn der drei Vormonate ÷ 78 (13 Wochen × 6 Werktage)
Dreizehn-Wochen-Durchschnitt bezogen auf Arbeitstage	Bruttolohn der drei Vormonate ÷ (13 × Arbeitstage pro Woche)
Drei-Monats-Durchschnitt nach tatsächlichen Arbeitstagen	Bruttolohn der drei Vormonate ÷ Arbeitstage, die diese drei Monate tatsächlich hatten; Feiertage zählen als Arbeitstage
… (ohne Feiertage)	wie davor, aber ohne ihre Feiertage

Das Urlaubsentgelt des Monats ist die Zahl der Urlaubstage mal diesem Wert. Vormonate sind die drei Kalendermonate vor dem Monat, in dem die Urlaubstage liegen: Für Urlaub im März zählen Dezember, Januar und Februar.

Welcher Bruttolohn zählt

Gezählt wird der Bruttolohn der Monate, wie er in der Zeile Gesamt steht: mit allen Zuschlägen, Pauschalzahlungen, einer Überstundenauszahlung und einer Urlaubsabgeltung. Monate mit wenig Lohn, etwa durch eine längere Krankheit ohne Entgeltfortzahlung, senken den Durchschnitt.

• Abgeschlossene Monate zählen mit dem Bruttolohn aus dem Monatsabschluss.
• Offene Monate berechnen die drei neueren Verfahren genau so, wie sie beim Abschluss berechnet würden. Das alte Verfahren mit Koeffizient wartet dagegen auf den Abschluss, siehe unten.
• Eintritt im Zeitraum: Bei den drei neueren Verfahren zählen nur die Zeit und die Arbeitstage ab dem Eintritt.
• Kein Bruttolohn im Zeitraum, etwa bei einem Eintritt erst im Urlaubsmonat: Alle Durchschnittsverfahren rechnen dann wie Standard Assistenz Connect, nie mit 0,00 €.

Drei-Monats-Durchschnitt mit Koeffizient

Das ältere Verfahren hat drei Besonderheiten:

• Es rechnet erst mit dem Durchschnitt, wenn alle drei Vormonate abgeschlossen sind. Bis dahin gilt die Standardrechnung, und der Betrag ändert sich mit dem letzten Abschluss.
• Der Teiler bleibt 78, auch wenn die Assistenz erst innerhalb der drei Monate eingetreten ist.
• Sind die Monate abgeschlossen, ersetzt es auch die Abwesenheitsstunden pro Tag: Ein Tag zählt dann Bruttolohn ÷ 78 ÷ Stundenlohn Stunden, etwa im Zeitkonto.

Beispiele

Stundenlohn 18,00 €, 5 Arbeitstage pro Woche, 160 Stunden pro Monat (Abwesenheitsstunden 7,38), 3 Urlaubstage im März, Bruttolohn von Dezember bis Februar zusammen 8.190,00 €:

• Standard Assistenz Connect: 3 × 7,38 × 18,00 € = 398,52 €
• Drei-Monats-Durchschnitt mit Koeffizient: 3 × 8.190,00 € ÷ 78 = 315,00 €
• Dreizehn-Wochen-Durchschnitt: 3 × 8.190,00 € ÷ (13 × 5) = 378,00 €
• Nach tatsächlichen Arbeitstagen: Hatten Dezember bis Februar 63 Arbeitstage von Montag bis Freitag: 3 × 8.190,00 € ÷ 63 = 390,00 €. Ohne ihre Feiertage, etwa drei: 3 × 8.190,00 € ÷ 60 = 409,50 €

Urlaubsabgeltung

Urlaub, der beim Austritt oder zum Jahresende nicht genommen ist, zahlen Sie als Urlaubsabgeltung aus: auf der Seite der Assistenz in der Karte Urlaubskonto über Abgeltung, Schritt für Schritt unter Urlaubskonto: Abgeltung. Im Dialog Urlaubsabgeltung erfassen wählen Sie den Monat, in dem ausgezahlt wird, bei einem Austritt den Austrittsmonat. Vorbelegt ist der laufende Monat, im Urlaubskonto eines anderen Jahres der Dezember. Für diesen Monat schlägt der Dialog die Tage vor und rechnet sie Zeile für Zeile vor:

• Monat bis September: der Jahresurlaub anteilig, ein Zwölftel je Monat bis einschließlich des gewählten,
• Monat ab Oktober: der volle Jahresurlaub,

jeweils mit Übertrag und Korrekturen, abzüglich der genommenen und geplanten Tage und der in anderen Monaten schon abgegoltenen. Die Abzugeltenden Tage können Sie ändern; prüfen Sie den Vorschlag bei einem Austritt mit Ihrem Lohnbüro. Je Monat gibt es eine Abgeltung: Abgeltung erfassen ersetzt eine, die in diesem Monat schon gebucht ist.

Die Monatszeitabrechnung des Monats zeigt die Zeile Urlaubsabgeltung, bei beiden Lohnarten. Bewertet wird sie mit demselben Verfahren wie das Urlaubsentgelt; das Standardverfahren nimmt bei Festgehalt den rechnerischen Stundenlohn (Monatsgehalt ÷ Stunden pro Monat).

Beschäftigungsverbot

Tage mit Beschäftigungsverbot bezahlt Assistenz Connect bei Stundenlohn immer mit dem Durchschnitt aus drei Monaten, unabhängig vom Verfahren Ihrer Organisation (Mutterschutzlohn, § 18 MuSchG):

Betrag = Beschäftigungsverbotstage × (Bruttolohn der drei Monate ÷ 78)

Gezählt werden die Tage wie beim Urlaub nach den Arbeitstagen pro Woche. Welche drei Monate gelten:

• Mit erfasstem Mutterschutz: Ist in den Stammdaten unter Mutterschutz & Elternzeit ein Mutterschutz mit errechnetem Geburtstermin eingetragen, zählen die drei Kalendermonate vor dem Monat, in dem die Schwangerschaft begann. Als Beginn rechnet Assistenz Connect den errechneten Geburtstermin minus 280 Tage. Das gilt für ein Verbot während der Schwangerschaft und nach der Geburt bis zwölf Monate nach dem Ende des Mutterschutzes. Die drei Monate müssen abgeschlossen sein.

  Beispiel: errechneter Geburtstermin 01.12.2026, Beginn der Schwangerschaft 24.02.2026. Es zählen November 2025 bis Januar 2026, zusammen 7.800,00 €. Fünf Tage Beschäftigungsverbot im Juni: 5 × 7.800,00 € ÷ 78 = 500,00 €.

• Sonst die drei Monate vor dem Abrechnungsmonat, nämlich wenn

  • kein Mutterschutz mit errechnetem Geburtstermin erfasst ist, etwa bei einem Verbot nach dem Infektionsschutzgesetz,
  • die Monate vor Beginn der Schwangerschaft noch nicht alle abgeschlossen sind,
  • die Beschäftigung erst nach Beginn der Schwangerschaft begann.

  Sind auch diese drei Monate noch nicht alle abgeschlossen, rechnet Assistenz Connect übergangsweise mit Tage × Abwesenheitsstunden pro Tag × Stundenlohn.

Begann die Beschäftigung innerhalb der drei Monate, zählt der Bruttolohn ab dem Eintritt; geteilt wird trotzdem durch 78.

Welche Monate gerechnet wurden und warum, sagt in der Monatszeitabrechnung der Rechenweg der Beschäftigungsverbotstage unter Hinweise (an der Zahl steht ein kleines Info-Symbol), zum Beispiel: „Bewertet mit dem Bruttolohn von November 2025 bis Januar 2026 ÷ 78: die drei Monate vor Beginn der Schwangerschaft (errechneter Entbindungstermin − 280 Tage).“ Die Planung sieht weder die Zeile noch den Hinweis.

Bei Festgehalt läuft das Gehalt weiter; die Zeile Beschäftigungsverbotstage zeigt nur die Tage.

In der Monatszeitabrechnung

Die Urlaubstage stehen in der Monatszeitabrechnung in der Gruppe Abwesenheiten, Zeile Urlaubstage: in der Spalte Zeit die Tage, in der Spalte Gehalt das Urlaubsentgelt. Im Beispiel hat Anna Becker Festgehalt (A, 0,00 €), Ben Hoffmann Stundenlohn (B): 2 Urlaubstage × 7,38 Stunden × 18,00 €.

Ein Klick auf die Zahl zeigt ihren Rechenweg: das Verfahren, die Tage, die Stunden je Tag, den Stundenlohn und den Betrag, als Herkunft die Urlaubstage. Rechnet ein Verfahren mit einem Durchschnitt, stehen die Monate mit ihrem Bruttolohn darunter.

Das Urlaubsentgelt ist in Gesamt enthalten. Schließen Sie den Monat ab, bleibt es so stehen, auch wenn Sie später das Verfahren wechseln; erst Neu berechnen rechnet den Monat noch einmal.

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