📋 Dienst erstellen

Hier legen Sie einen Dienst an, entweder aus einer offenen Schicht oder frei an einem beliebigen Tag.

Nachdem die erste Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie mit der Dienstplanung beginnen. Ein neuer Dienst entsteht im selben Dialog, in dem Sie ihn später auch bearbeiten. Alles, was dort möglich ist, können Sie also schon beim Anlegen festlegen.

Dialog öffnen

Sie beginnen im Planer in der Monatsansicht. Jeder Tag zeigt seine Schichten untereinander, eine offene Schicht hat einen gestrichelten Rand:

Aus einer Schicht

1. Klicken Sie auf den Kopf der gewünschten offenen Schicht, also auf Name und Uhrzeit (A in der Übersicht).

Es öffnet sich der Dialog „Dienst erstellen". Schichtname und Zeit sind aus der Schicht übernommen.

Ohne Dialog zuweisen

Auf großen Bildschirmen zeigt eine offene Schicht die Felder Assistenz und Bereitschaft (C in der Übersicht). Klicken Sie auf eines davon, öffnet sich eine kurze Liste. Die Assistenz, die Sie dort anklicken, wird sofort eingeplant, ohne dass sich der Dialog öffnet. Auf kleineren Bildschirmen fehlen die beiden Felder, dort öffnet ein Klick auf die Karte den Dialog.

Ohne Schicht

1. Klicken Sie rechts in der Kopfzeile des gewünschten Tages auf ⋮ (B in der Übersicht). Es öffnet sich das Tagesmenü.
2. Wählen Sie Dienst erstellen:

Es öffnet sich derselbe Dialog. Das Feld Schichtname ist leer und zeigt Freier Dienst, die Zeit ist mit 10:00 - 11:00 vorbelegt.

Angaben im Dialog

Der Dialog ist von oben nach unten aufgebaut. Die Buchstaben im Bild gehören zu den Abschnitten darunter:

Solange niemand eingetragen ist, ist Speichern noch nicht aktiv.

Schichtname

Oben im Dialog stehen Datum und Wochentag, darunter der Schichtname (A). Sie können ihn für diesen Dienst ändern, etwa als kurzen Hinweis.

Bei einem Dienst ohne Schicht ist das Feld leer. Ein Klick hinein schlägt die Namen vor, die Sie bei diesem Assistenznehmer in den letzten zwölf Monaten Einzelschichten und freien Diensten gegeben haben, auch schon geplanten, etwa „Fahrdienst“ oder „Arztbegleitung“. Beim Tippen bleiben nur die Namen, die das Getippte enthalten. Klicken Sie einen Namen an oder wählen Sie ihn mit den Pfeiltasten und Enter, um ihn zu übernehmen. Jeden anderen Namen können Sie weiterhin frei eintippen.

• Reihenfolge: Oben stehen die Namen, die Sie oft und vor Kurzem vergeben haben. Jede Verwendung zählt, eine ältere aber weniger: Nach drei Monaten zählt sie noch halb so viel, nach einem halben Jahr ein Viertel.
• Was nicht vorgeschlagen wird: die Namen Ihrer regulären Schichten und das vorbelegte „Einzelschicht am …“. Von den freien Diensten zählen nur geplante und abgeschlossene.
• Die Liste zeigt bis zu acht Namen. Die übrigen finden Sie, wenn Sie einen Teil des Namens tippen.

Bei einem Dienst aus einer Schicht steht im Feld ihr Name; Vorschläge erscheinen dort erst, wenn Sie ihn löschen oder überschreiben. Dieselben Namen schlägt der Dialog einer Einzelschicht vor.

Zeit

Passen Sie bei Bedarf Beginn und Ende an (B). Unter den Zeitfeldern steht, wie lang der Dienst ist, zum Beispiel 8h Dienst. Wie die Zeitfelder funktionieren, auch bei Diensten über 24 Stunden, steht unter Dienst bearbeiten.

Ansicht der Besetzung

Über den Personen wählen Sie, wie der Dialog die Besetzung zeigt (C):

• Listen — zwei Listen nebeneinander, links die Assistenzen, rechts die Bereitschaft. Ein Klick trägt eine Person ein. So ist ein Dienst am schnellsten besetzt.
• Karten — eine Karte für jede Person, mit ihrem Status, ihrer Zeit und den übrigen Angaben. Hier legen Sie fest, was über die Auswahl der Personen hinausgeht, etwa eine eigene Zeit oder die Rolle einer Bereitschaft.

Beide Ansichten zeigen denselben Dienst: Sie können jederzeit umschalten, ohne dass etwas verloren geht. Dienst erstellen öffnet in der Ansicht Listen. Schalten Sie dort auf Karten um, merkt sich das Programm das auf diesem Gerät für die nächsten Dienste. Dienst bearbeiten öffnet immer in der Ansicht Karten, denn dort ändern Sie Status und Zeit; ein Umschalten auf Listen gilt nur für diesen einen Dialog.

Auf kleinen Bildschirmen, etwa auf dem Handy oder einem Tablet im Hochformat, zeigt der Dialog immer die Karten, ohne Umschalter.

Assistenz und Bereitschaft wählen

In der Ansicht Listen:

1. Klicken Sie in der Liste Assistenz (D) auf die gewünschte Assistenz. Sie ist sofort mit einem Häkchen markiert.
2. Klicken Sie in der Liste Bereitschaft (E) auf die Assistenz, die bereitstehen soll.

Beide Listen zeigen alle Assistenzen, die für diesen Assistenznehmer arbeiten, samt ihren Wünschen und Abwesenheiten für diesen Tag. Wer verfügbar ist, steht oben, wer abwesend ist, ganz unten. In der Liste Bereitschaft stehen die Assistenzen ganz oben, die sich für diese Schicht Wunsch Bereitschaft eingetragen haben.

• Ein zweiter Klick auf eine Person nimmt ihr Häkchen wieder weg.
• Klicken Sie in der Liste Assistenz weitere Assistenzen an, stehen sie alle im Dienst, siehe Mehrere Assistenzen in einem Dienst.
• In der Liste Bereitschaft steht immer nur eine Person. Ein Klick auf eine andere ersetzt sie.
• Klicken Sie eine Person an, die schon in der anderen Liste steht, wechselt sie den Platz: Aus der Assistenz wird die Bereitschaft oder umgekehrt.

Die Liste Bereitschaft erscheint, wenn Bereitschaften aktivieren eingeschaltet ist. Bietet die Schicht nur einen der beiden Plätze an (Besetzung Nur Assistenz oder Nur Bereitschaft, siehe Schicht erstellen), zeigt der Dialog nur diese eine Liste.

In der Ansicht Karten

1. Klicken Sie im Bereich Besetzung auf Assistenz zuweisen. Es öffnet sich die Liste „Assistenz auswählen", sortiert wie oben:

2. Klicken Sie auf die gewünschte Assistenz. Die Liste schließt sich, und die Assistenz steht im Bereich Besetzung, davor das Symbol ihres Status:

Ein Klick auf ihren Namen öffnet die Liste erneut, falls Sie eine andere Assistenz wählen möchten. Die Bereitschaft tragen Sie im Bereich Bereitschaft darunter ein, siehe Bereitschaft und Vertretung.

Vorausgewählte Assistenz

Haben Sie in der linken Seitenleiste eine Assistenz ausgewählt, steht sie beim Öffnen des Dialogs bereits im Dienst.

Kommentar

Ein Klick auf die Zeile unter der Besetzung (F) öffnet den Dialog „Kommentare“. Was Sie dort schreiben, hängt davon ab, ob schon jemand im Dienst steht:

• Nur Schichtkommentar eingeben — bei einem Dienst aus einer Schicht, solange niemand eingetragen ist. Der Kommentar gilt für diese Schicht an diesem Tag, also für alle, die sie arbeiten. Er wird sofort gespeichert, und der Dialog schließt sich; ein Dienst entsteht dabei nicht.
• Kommentar — sobald jemand eingetragen ist, und bei einem freien Dienst. Der Kommentar gehört zu diesem Dienst und wird mit ihm gespeichert, wenn Sie auf Speichern klicken. Beim Erstellen ist das ein Kommentar; weitere schreiben Sie, sobald der Dienst gespeichert ist.

Im Dialog „Kommentare“ schalten Sie Nur für Planende sichtbar ein, wenn die Assistenzen den Kommentar nicht sehen sollen. Ein Kommentar hat höchstens 512 Zeichen; bei mehr sagt das Feld „Kommentar zu lang – … / 512 Zeichen“. Hat die Schicht an diesem Tag schon Kommentare, stehen sie darüber in der Zeile Kommentar der Schicht.

Im Entwurfsmodus fehlt die Zeile Kommentar: Ein Entwurf bekommt einen eigenen Kommentar erst, wenn er gespeichert ist. Nur Schichtkommentar eingeben gibt es dort auch. Alles zu Kommentaren steht unter Kommentare.

Weitere Assistenzen und Bereitschaft

Soll der Dienst mit mehreren Assistenzen besetzt werden, kreuzen Sie in der Ansicht Listen einfach weitere an. In der Ansicht Karten klicken Sie auf Weitere Assistenz hinzufügen; die Schaltfläche erscheint unter der ersten Assistenz, sobald diese eingetragen ist (im Bild oben). Jede weitere Assistenz kann in der Ansicht Karten eine eigene Zeit erhalten. Das ist unter Mehrere Assistenzen in einem Dienst beschrieben.

Wie Bereitschaft und Vertretung sich unterscheiden und was Sie für eine Bereitschaft noch festlegen können, steht unter Bereitschaft und Vertretung.

Dienst speichern

1. Klicken Sie auf Speichern (G im Dialogbild).

Der Dienst wird mit allen Assistenzen auf einmal angelegt. Lehnt das Programm eine Angabe ab, bleibt der Dialog geöffnet und der Hinweis steht direkt über Speichern. Es wird dann nichts gespeichert, auch nicht für die übrigen Assistenzen. Korrigieren Sie die Angabe und speichern Sie erneut.

Dienst mit nur einem Platz

Ist Bereitschaften aktivieren eingeschaltet und haben Sie nur die Assistenz oder nur die Bereitschaft eingetragen, fragt das Programm vor dem Speichern nach, ob Sie den Dienst so anlegen möchten: „Möchten Sie wirklich einen Dienst ohne Bereitschaft erstellen?“ oder „Möchten Sie wirklich einen Dienst nur mit Bereitschaft erstellen?“. Bietet die Schicht den leeren Platz gar nicht an (Besetzung Nur Assistenz oder Nur Bereitschaft), fragt es nicht.

Dienst im Kalender

Der neue Dienst steht jetzt am selben Tag, an der Stelle der offenen Schicht:

Eine wichtige Information ist der Status des Dienstes, der durch die Farbe und das Symbol des Dienstes dargestellt wird. Hierzu finden Sie weitere Informationen in der Dienststatus-Übersicht.

Drag & Drop

Erstellen

Ziehen Sie eine Assistenz-Karte aus der linken Seitenleiste auf die gewünschte offene Schicht im Kalender. Der Dienst wird automatisch erstellt.

Verschieben

Ziehen Sie einen bestehenden Dienst auf eine andere Schicht oder ein anderes Datum, um den Dienst zu verschieben. Zugewiesene Assistenzen bleiben erhalten.

Ohne Ziehen — mit der Tastatur, auf dem Smartphone oder über ein Menü — verschieben und kopieren Sie einen Dienst im Dialog „Dienst verschieben“, siehe Dienst verschieben oder kopieren. Für beide Wege gelten dieselben Regeln und Rückfragen.

Kopieren

Halten Sie Strg (Windows) oder Cmd (Mac) gedrückt, während Sie einen Dienst ziehen, um einen Dienst mit derselben Assistenz in einer anderen Schicht zu erstellen.