🏖️ Abwesenheiten & Verfügbarkeiten - Übersicht

In diesem Dialog verwalten Sie die Abwesenheiten (Urlaub, Krank, Freistellung, Kind krank) und die Verfügbarkeiten (Dienstwünsche) Ihrer Assistenzen — alles in einem Jahreskalender.

Assistenz auswählen

Oben links befindet sich das Assistenz-Auswahlfeld, welches gleichzeitig als Suchfeld dient.

• Klicken Sie auf das Feld, um die Liste aller Assistenzen zu öffnen:

• Geben Sie den Namen der Assistenz ein, um die Liste zu filtern:

• Benutzen Sie die Sortierung nach Name, um die Liste nach Nachnamen auf- oder absteigend zu sortieren:

Informationsbereich

In der Mitte werden die ausgewählte Assistenz und das Jahr angezeigt.

Jahr wechseln

Klicken Sie auf die < bzw. > neben dem Jahr, um zwischen den Jahren zu wechseln.

Auf der rechten Seite sehen Sie die Urlaubstage Gesamt, genommene Urlaubstage und verbleibende Urlaubstage.

Urlaubstage-Information

Diese Werte werden automatisch aktualisiert, sobald Sie Urlaubstage hinzufügen oder entfernen.

Legende und Filter

Über dem Kalender finden Sie für jede Abwesenheits- und Verfügbarkeitsart einen farbigen Chip. Die Chips dienen gleichzeitig als Legende (Farbe und Symbol jeder Art) und als Filter.

• Klicken Sie auf einen Chip, um diese Art im Kalender auszublenden.
• Klicken Sie erneut, um sie wieder einzublenden.

Ganz rechts stehen zusätzlich die reinen Informations-Chips Feiertag und Wochenende. Diese dienen nur der Legende und lassen sich nicht filtern.

Kurzhilfe

Über die Schaltfläche mit dem Fragezeichen (Kurzhilfe) rufen Sie jederzeit eine Kurzanleitung zur Bedienung des Kalenders auf.

Abwesenheit oder Verfügbarkeit eintragen

Alle Arten werden auf dieselbe Weise eingetragen: Zuerst wählen Sie im Kalender einen Zeitraum, dann wählen Sie im Menü die gewünschte Art.

1. Zeitraum auswählen

Klicken Sie im Kalender auf den ersten und anschließend auf den letzten Tag des Zeitraums:

Für einen einzelnen Tag klicken Sie zweimal auf denselben Tag:

Bereichsauswahl

Ein Zeitraum kann nur innerhalb eines Monats ausgewählt werden.

2. Art im Menü wählen

Nach der Auswahl öffnet sich direkt am Mauszeiger ein Menü. Es ist in die Bereiche Abwesenheit und Verfügbarkeit gegliedert.

Klicken Sie auf die gewünschte Art (z. B. Urlaub), um sie dem ausgewählten Zeitraum zuzuweisen.

3. Überschneidungen auflösen

Wenn der gewählte Zeitraum bereits eine andere Abwesenheit enthält, zeigt das Menü den Bereich Überschneidung mit drei Möglichkeiten:

• Beide behalten — die neue Art wird zusätzlich zur bestehenden eingetragen.
• Ersetzen — die bestehende Abwesenheit wird im Zeitraum entfernt und durch die neue ersetzt.
• Abbrechen — der Vorgang wird verworfen.

Eintrag löschen

Sie haben zwei Wege, um Einträge zu entfernen:

• Einzelne Tage oder Teilbereiche: Wählen Sie den Tag bzw. Zeitraum wie beim Eintragen aus. Im Menü erscheint unten der rot hinterlegte Bereich Löschen mit allen Arten, die in diesem Zeitraum liegen. Klicken Sie auf die zu entfernende Art — oder auf Alle löschen, um alle Arten im Zeitraum zu entfernen.

• Ganzen Eintrag schnell löschen: Halten Sie einen bestehenden Eintrag im Kalender gedrückt. Der gesamte zusammenhängende Zeitraum wird ausgewählt und Sie können ihn im Menü direkt löschen.

Speichern und verwerfen

• Klicken Sie unten auf Speichern, um alle Änderungen zu übernehmen:

• Um alle Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die rote Schaltfläche mit dem Zurücksetzen-Pfeil.

Ungespeicherte Änderungen

Wenn Sie den Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, erscheint der Hinweis „Ungespeicherte Änderungen". Wählen Sie dort Speichern, um die Änderungen zu übernehmen, Verwerfen, um sie zu löschen, oder Abbrechen, um im Dialog zu bleiben.

Abwesenheitsarten im Überblick

Alle Abwesenheiten wählen Sie im Menü unter Abwesenheit. Sie unterscheiden sich vor allem in der Vergütung:

Art	Bedeutung	Vergütung
Urlaub	Bezahlter Erholungsurlaub. Reduziert die verbleibenden Urlaubstage im Informationsbereich.	Bezahlt
Krank	Krankheitstage der Assistenz.	Bezahlt
Freistellung	Vom Arbeitgeber gewährte Freistellung von der Arbeit. Steuerfreie Zuschläge (z. B. Nacht/Feiertag) werden separat berechnet und als steuerpflichtig ausgezahlt.	Bezahlt
Kind krank	Freistellung zur Betreuung eines kranken Kindes. Die Tage werden nicht vergütet und reduzieren entsprechend das Stundenkonto der Assistenz.	Unbezahlt

Verfügbarkeitsarten im Überblick

Die Verfügbarkeiten (Dienstwünsche) wählen Sie im Menü unter Verfügbarkeit:

Art	Bedeutung
Wunschdienst	Die Assistenz möchte an diesem Tag bevorzugt eingeplant werden.
Wunschfrei	Die Assistenz möchte an diesem Tag nicht eingeplant werden.
Wenn nötig	Die Assistenz steht nur zur Verfügung, wenn es nicht anders geht.
Wunsch Backup	Die Assistenz steht als Vertretung (Backup) zur Verfügung.

Abwesenheit hat Vorrang

Liegt an einem Tag bereits eine Abwesenheit (z. B. Urlaub oder Krank), wird eine Verfügbarkeit für diesen Tag nicht angezeigt — die Abwesenheit hat immer Vorrang.

Assistenzen-Präferenzen

Damit Assistenzen ihre Dienstwünsche selbst angeben können, muss die Einstellung „Assistenzen können Wünsche eintragen" in den Grundeinstellungen aktiviert sein.

Kalenderansicht

Beim Öffnen wird standardmäßig die erste Assistenz der Liste ausgewählt und deren Abwesenheiten sowie Verfügbarkeiten für das aktuelle Jahr angezeigt. Es sind keine Filter aktiv, sodass alle Arten sichtbar sind.

Assistenz-Vorauswahl

Wenn der Dialog aus den Assistenz-Stammdaten geöffnet wurde, ist die entsprechende Assistenz bereits ausgewählt.

Im Kalender werden Feiertage und Wochenenden farblich hervorgehoben:

Die Wochenenden ergeben sich aus den Arbeitstagen pro Woche in den Stammdaten der ausgewählten Assistenz.