Assistenz Connect

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📤 Export in Lohnbuchhaltungssoftware ​

Aus der Monatszeitabrechnung laden Sie die Werte des angezeigten Monats als Excel-Datei (.xlsx) herunter, etwa für Ihre Lohnbuchhaltung. Exportieren können Benutzer mit der Berechtigung Verwalten.

Export herunterladen ​

  1. Öffnen Sie die Monatszeitabrechnung und blättern Sie zum gewünschten Monat.

  2. Exportiert werden die Assistenzen, die die Tabelle gerade zeigt. Brauchen Sie andere, wählen Sie sie über Assistenzen (A) aus, siehe Assistenzen auswählen. Haben Sie eine Auswahl getroffen, sagt das Menü Exportieren es unter den Formaten, etwa „Nur die 3 ausgewählten Assistenzen werden exportiert.“

  3. Klicken Sie in der oberen Leiste auf Exportieren (B).

    Obere Leiste der Monatszeitabrechnung mit Assistenzen, Ansicht und Exportieren. Markiert: A Assistenzen, B ExportierenObere Leiste der Monatszeitabrechnung mit Assistenzen, Ansicht und Exportieren. Markiert: A Assistenzen, B Exportieren

  4. Klicken Sie im Menü unter Formate auf das gewünschte Format.

    Menü Exportieren mit dem Schalter Anonymisieren, den Formaten und dem Formathinweis. Markiert: A Anonymisieren, B Arbeitszeit, C Lohn, D Zeitkonto, E das Fragezeichen zum HandbuchMenü Exportieren mit dem Schalter Anonymisieren, den Formaten und dem Formathinweis. Markiert: A Anonymisieren, B Arbeitszeit, C Lohn, D Zeitkonto, E das Fragezeichen zum Handbuch

Die Datei wird heruntergeladen. Ihren Namen legt das Format fest; er enthält Jahr und Monat, etwa assistenz_arbeitszeit_2027_3_assistenz_connect.xlsx. Das ? unten rechts im Menü (E) öffnet diese Seite.

Fehlt Exportieren in der Leiste, ist für Sie kein Format eingerichtet. Schreiben Sie uns dann an dienstplan@assistenz-connect.de.

Formate ​

Welche Formate das Menü zeigt, hängt davon ab, was für Sie eingerichtet ist. Üblich sind:

FormatInhalt
🕒 Arbeitszeit (Assistenz Connect)Die Stunden je Zeile der Monatszeitabrechnung, dazu Abwesenheiten, Urlaub und Reisezeiten; ohne Beträge
💶 Lohn (Assistenz Connect)Die Beträge der Monatszeitabrechnung Zeile für Zeile bis zum Gesamtgehalt
⏱️ ZeitkontoDas Zeitkonto der Assistenzen mit Festgehalt, siehe Die Zeitkonto-Datei. Steht unter einer Linie und erscheint nur, wenn eine der gezeigten Assistenzen Festgehalt hat.

Unter den Formaten steht, wie Sie ein weiteres bekommen (siehe Individuelle Exporte).

Anonymisieren ​

Schalten Sie im Menü oben Anonymisieren ein, bevor Sie ein Format wählen, etwa wenn Sie die Datei an jemanden weitergeben, der die Namen nicht braucht. Ein Klick auf die Zeile schaltet um; das Menü bleibt dabei offen.

Menü Exportieren mit eingeschaltetem Schalter Anonymisieren. Markiert: A AnonymisierenMenü Exportieren mit eingeschaltetem Schalter Anonymisieren. Markiert: A Anonymisieren

Im anonymisierten Export

  • steht statt des Namens einer Assistenz ihre Personalnummer, ohne Personalnummer eine interne Nummer, in den Blattnamen, den Überschriften und der Übersicht;
  • bleiben die Anschrift einer Assistenz und der Hinweis zu ihr leer, wo ein Format sie sonst enthält;
  • bleibt der Name stehen, unter dem Sie bei Assistenz Connect registriert sind, etwa im Dateinamen mancher Formate;
  • bleiben bei den Reisezeiten die Reiseziele stehen.

Namen von Assistenznehmern enthält kein Format. Der Schalter gilt nur, solange die Seite offen ist; beim nächsten Öffnen ist er wieder aus.

Offener oder abgeschlossener Monat ​

  • Ein offener Monat wird für den Export neu berechnet, mit den Diensten, Abwesenheiten und Stammdaten, wie sie in diesem Moment sind.
  • Ein abgeschlossener Monat liefert die festgeschriebenen Werte mit allen Korrekturen. Ein späterer Export desselben Monats bringt dieselben Beträge, solange niemand ihn neu berechnet.
  • Resturlaub und Reisezeiten liest der Export immer neu, auch für einen abgeschlossenen Monat.

Aufbau des Blatts einer Assistenz ​

Beide Formate von Assistenz Connect beginnen mit dem Blatt Alle Assistenzen, einer Übersicht über alle exportierten Assistenzen. Danach folgt für jede Assistenz ein eigenes Blatt. So übernehmen Sie die Werte leicht in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware.

Im Format 💶 Lohn (Assistenz Connect) steht auf dem Blatt einer Assistenz:

  • oben Assistenz: und Monatslohn: oder Stundenlohn:,
  • die Gehaltstabelle mit Kategorie, Stunden/Anzahl, Zuschlag und Gesamt, Zeile für Zeile wie in der Monatszeitabrechnung; steuerfreie Zeilen tragen den Zusatz (steuerfrei),
  • GESAMT GEHALT:, das Gesamtgehalt des Monats,
  • für jede Abwesenheitsart mit Tagen im Monat ein Block mit der Anzahl und den Zeiträumen, etwa Krankheitstage Anzahl:,
  • der Urlaubsblock: Urlaubstage - genommen:, gegebenenfalls Urlaubstage auszuzahlen: und der Resturlaub: zum Ende des Monats; Urlaubstage - genommen zählt nur ganze Tage, ein halber Urlaubstag fehlt dort (im Resturlaub ist er abgezogen),
  • gegebenenfalls die Reisezeiten: mit dem Assistenznehmer,
  • bei Assistenzen mit Festgehalt das Arbeitszeitkonto (kurz: Zeitkonto):
    • Überstunden - Gemacht: — was der exportierte Monat dem Zeitkonto gutgeschrieben oder entnommen hat; derselbe Wert wie die Zeile Zeitkonto in der Monatszeitabrechnung. Hat eine Zeitkonto-Grenze gegriffen, ist der ausgezahlte oder gekürzte Anteil hier bereits herausgerechnet; er steht als eigene Zeile in der Gehaltstabelle.
    • Zeitkonto: — der Kontostand am Ende des exportierten Monats. Bei einem abgeschlossenen Monat stammt er aus den festgeschriebenen Buchungen dieses Monats, ein späterer Export liefert also denselben Stand.
  • liegen Krankheitstage des Monats nach dem Ende der Entgeltfortzahlung, zum Schluss in einer eigenen Zeile derselbe Hinweis wie im Rechenweg der Krankheitstage, mit dem vollen Datum des letzten Tages mit Entgeltfortzahlung: „Entgeltfortzahlung endete am …. Lohn wurde nur bis zu diesem Datum berücksichtigt.“ Exportieren Sie, bevor dieser Tag vorbei ist, steht dort „Entgeltfortzahlung endet am …. Lohn wird nur bis zu diesem Datum berücksichtigt.“

Bei Assistenzen mit Stundenlohn entfallen die beiden Zeilen zum Zeitkonto.

Das Format 🕒 Arbeitszeit (Assistenz Connect) hat dieselben Blöcke für Abwesenheiten, Urlaub und Reisezeiten, aber keine Beträge: kein GESAMT GEHALT, kein Zeitkonto und keinen Hinweis zur Entgeltfortzahlung.

Zeitkonto nicht auf dem Stand des Monats

Steht neben dem Zeitkonto der Hinweis Zeitkonto für diesen Monat nicht neu berechnet, ist im Zeitkonto der Assistenz für diesen Monat etwas anderes gebucht, als die Dienste ergeben, etwa nach einer nachträglichen Änderung an einem Dienst. Berechnen Sie den Monat neu (Zeitkonto neu berechnen) oder schließen Sie ihn ab, und exportieren Sie danach erneut.

Die Zeitkonto-Datei ​

Das Format ⏱️ Zeitkonto legt ein Blatt Zeitkonto an, mit einer Zeile je Assistenz mit Festgehalt; Assistenzen mit Stundenlohn fehlen darin.

SpalteInhalt
Namedie Assistenz
Sollihre Monatsstunden aus den Stammdaten
Istdie Stunden, die der Monat ihr anrechnet
Saldo mit dem Namen des Monats, etwa Saldo MärzIst minus Soll: was der Monat dem Zeitkonto gutgeschrieben oder entnommen hat
Kontostandder Stand des Zeitkontos am Ende des Monats, grün ab 0, rot darunter

Die Zeile Gesamt zählt jede Spalte zusammen. Ist der Monat im Zeitkonto einer Assistenz noch nicht gebucht, steht bei ihr ein Saldo von 0 und als Ist ihr Soll; die Monatszeitabrechnung zeigt das am Warnsymbol.

Individuelle Exporte ​

Neben den üblichen Formaten gibt es Formate für bestimmte Lohnbüros und Abrechnungsprogramme, und weitere lassen sich hinzufügen. Welche davon Sie nutzen, schalten wir für Sie frei. Schreiben Sie uns dazu an dienstplan@assistenz-connect.de.

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