Assistenz Connect

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🚀 Erste Einrichtung ​

Hier richten Sie Ihre Organisation in wenigen Schritten ein, bis der erste Dienst im Dienstplan steht.

Die Karte Einrichtung ​

Nach der Registrierung öffnet sich das Dashboard. Ganz oben steht die Karte Einrichtung. Sie führt Sie in vier Schritten bis zum ersten Dienst:

Karte Einrichtung, noch nichts erledigt. Markiert: A Assistenznehmer anlegen, B Schichten festlegen mit den Schaltflächen Schichten aus Vorlage anlegen und Schicht anlegen, C Assistenzen anlegen, D Ersten Dienst planenKarte Einrichtung, noch nichts erledigt. Markiert: A Assistenznehmer anlegen, B Schichten festlegen mit den Schaltflächen Schichten aus Vorlage anlegen und Schicht anlegen, C Assistenzen anlegen, D Ersten Dienst planen

Jeder Schritt zeigt, wie weit er ist:

AnzeigeBedeutung
Als NächstesDieser Schritt ist jetzt an der Reihe. Darunter steht, wozu er dient, und seine erste Schaltfläche ist farbig gefüllt.
OffenDieser Schritt kommt später. Seine Schaltflächen können Sie trotzdem schon benutzen.
ErledigtDahinter steht, was schon angelegt ist, zum Beispiel Erledigt · 3 Schichten.

Jede Schaltfläche öffnet die Planung gleich mit dem passenden Dialog. Nach dem Speichern bleiben Sie in der Planung. Zurück zur Karte kommen Sie über ☰ Menü > Dashboard, der erledigte Schritt ist dann abgehakt.

Die Reihenfolge ist eine Empfehlung: Schichten und Assistenzen gehören immer zu einem Assistenznehmer, deshalb kommt er zuerst. Ohne Schichten gibt es im Dienstplan keine offenen Plätze, und ohne Assistenzen niemanden, der sie besetzt.

Assistenznehmer und Assistenzen anlegen darf nur, wer die Berechtigung Verwalten hat. Fehlt sie, steht auf der Karte statt der Schaltfläche der Hinweis Dafür braucht es das Recht „Verwalten“.

Assistenznehmer anlegen ​

Jeder Assistenznehmer hat seinen eigenen Dienstplan mit eigenen Schichten und Assistenzen (A auf der Karte).

  1. Klicken Sie auf der Karte auf Assistenznehmer anlegen. Es öffnet sich der Dialog „Neuen Assistenznehmer anlegen":

Dialog Neuen Assistenznehmer anlegen mit dem Namen Thomas Krüger. Markiert: 2 Vorname, 3 Nachname, 4 AnlegenDialog Neuen Assistenznehmer anlegen mit dem Namen Thomas Krüger. Markiert: 2 Vorname, 3 Nachname, 4 Anlegen

  1. Tragen Sie unter Vorname den Vornamen ein.
  2. Tragen Sie unter Nachname den Nachnamen ein.
  3. Klicken Sie auf Anlegen.

Das Feld E-Mail / Login dürfen Sie leer lassen, wenn sich der Assistenznehmer nicht selbst anmelden soll. Rolle und Berechtigung stehen fest (Rolle: Assistenznehmer · Berechtigung: Betrachten). Danach meldet Assistenz Connect Assistenznehmer wurde angelegt.

Haben Sie mehrere Assistenznehmer, legen Sie jeden auf diese Weise an. Später finden Sie Assistenznehmer anlegen auch in der Liste Assistenznehmer im Menü und in der rechten Werkzeugleiste der Planung.

Schichten festlegen ​

Schichten legen fest, wann Assistenz gebraucht wird, zum Beispiel jeden Tag von 6 bis 14 Uhr. Aus ihnen entstehen die offenen Plätze im Dienstplan, die Sie danach mit Assistenzen besetzen. Schichten gehören immer zu einem Assistenznehmer: Die Karte öffnet die Planung bei einem Assistenznehmer, der noch keine Schichten hat, und bietet dafür zwei Wege an (B auf der Karte).

Aus einer Vorlage ​

Mit einer Vorlage legen Sie alle Schichten einer Woche auf einmal an.

  1. Klicken Sie auf der Karte auf Schichten aus Vorlage anlegen. Es öffnet sich der gleichnamige Assistent; das ? in seiner Titelzeile führt zu den Schichten:

Der Assistent Schichten aus Vorlage anlegen im Schritt Vorlage mit fünf Vorlagen, Früh-Spät-Nacht ist ausgewählt. Markiert: 2 die Vorlage Früh-Spät-Nacht, 3 WeiterDer Assistent Schichten aus Vorlage anlegen im Schritt Vorlage mit fünf Vorlagen, Früh-Spät-Nacht ist ausgewählt. Markiert: 2 die Vorlage Früh-Spät-Nacht, 3 Weiter

  1. Klicken Sie auf die Vorlage, die Ihrem Alltag am nächsten kommt:

    VorlageErgebnis
    12h Tag + Nachtzwei Schichten zu je 12 Stunden, rund um die Uhr
    24h Einzelschichteine Schicht über 24 Stunden
    Früh-Spät-Nachtdrei Schichten zu je 8 Stunden, rund um die Uhr
    Werktags (Mo–Fr)eine Schicht von Montag bis Freitag
    Wochenende (Sa+So)eine Schicht am Samstag und Sonntag, wahlweise 8, 12 oder 24 Stunden lang

  2. Klicken Sie auf Weiter. Es erscheinen die Zeiten der Vorlage:

Der Assistent im Schritt Zeiten und Tage für Früh-Spät-Nacht mit den drei Beginnzeiten, den Wochentagen und darunter der Vorschau der drei Schichten. Markiert: 4 Beginn Frühschicht, 5 WeiterDer Assistent im Schritt Zeiten und Tage für Früh-Spät-Nacht mit den drei Beginnzeiten, den Wochentagen und darunter der Vorschau der drei Schichten. Markiert: 4 Beginn Frühschicht, 5 Weiter

  1. Passen Sie die Zeiten an, falls nötig; Weiter bleibt gesperrt, solange eine Zeit leer ist. Je nach Vorlage wählen Sie hier auch die Wochentage oder die Schichtdauer. Darunter zeigt die Vorschau sofort, welche Schichten entstehen und wie lang sie sind.
  2. Klicken Sie auf Weiter.
  3. Prüfen Sie die Namen der Schichten, zum Beispiel 🌄 Früh, und ändern Sie sie bei Bedarf.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.

Die Schichten stehen jetzt an jedem ihrer Wochentage als offene Plätze im Dienstplan.

Mehr Einstellungen für eine Schicht

Soll eine Schicht nur in geraden Kalenderwochen gelten, erst ab einem bestimmten Datum beginnen oder länger als 24 Stunden dauern, klicken Sie in Schritt 6 neben ihrem Namen auf das Symbol Alle Felder. Sobald so eine Schicht angelegt ist, ist Zurück gesperrt.

Einzeln ​

Passt keine Vorlage, legen Sie jede Schicht einzeln an:

  1. Klicken Sie auf der Karte auf Schicht anlegen. Es öffnet sich der Dialog „Schicht anlegen".
  2. Füllen Sie die Felder aus. Was jedes bedeutet, steht unter Schicht erstellen.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Wiederholen Sie das für jede Schicht.

Schichten direkt in der Planung anlegen

Solange keine Schichten festgelegt sind, steht in der Planung über dem Kalender der Hinweis Noch keine Schichten festgelegt mit denselben beiden Schaltflächen. Weitere Schichten legen Sie jederzeit über Schicht anlegen in der rechten Werkzeugleiste an.

Für jeden weiteren Assistenznehmer wählen Sie ihn oben in der Leiste aus und legen seine Schichten in der Planung an.

Assistenzen anlegen ​

Legen Sie jetzt die Personen an, die für Ihre Assistenznehmer arbeiten (C auf der Karte). Vor- und Nachname genügen, alles Weitere können Sie später ergänzen.

  1. Klicken Sie auf der Karte auf Assistenz anlegen. Es öffnet sich der Dialog „Neue Assistenz anlegen":

Dialog Neue Assistenz anlegen mit dem Namen Anna Becker. Markiert: 2 Vorname, 3 Nachname, 4 AnlegenDialog Neue Assistenz anlegen mit dem Namen Anna Becker. Markiert: 2 Vorname, 3 Nachname, 4 Anlegen

  1. Tragen Sie unter Vorname den Vornamen ein.
  2. Tragen Sie unter Nachname den Nachnamen ein.
  3. Klicken Sie auf Anlegen.

Die übrigen Felder sind vorbelegt oder dürfen leer bleiben:

FeldVorbelegung
E-Mail / Loginleer. Tragen Sie eine E-Mail-Adresse ein, wenn sich die Assistenz selbst anmelden soll, etwa um ihre Dienste zu sehen. Sie bekommt dann eine Einladung, siehe Zugang per Einladung. Ohne E-Mail-Adresse erreicht sie ihren Dienstplan über einen Quick-Link, siehe Ohne eigene E-Mail-Adresse.
Stunden pro Monat0, die vereinbarte Arbeitszeit. Über Stunden pro Woche darüber geben Sie sie als Wochenstunden ein.
Urlaubstage24, der Jahresurlaub
Anzahl Dienste pro Monatleer. Wie viele Dienste die Assistenz im Monat übernehmen soll.
Eintrittsdatumder Erste des nächsten Monats

Liegt das Eintrittsdatum nicht auf einem 1. Januar, fragt das Programm danach „Anteiligen Jahresurlaub festsetzen?". Beginnt die Assistenz im Laufe des Jahres, steht ihr für dieses Jahr in der Regel nur ein Teil des Jahresurlaubs zu (mehr unter Anteiliger Jahresurlaub beim Eintritt).

  1. Klicken Sie auf Berechnen. Das Programm rechnet den Urlaub für die vollen Monate ab dem Eintritt aus.
  2. Klicken Sie auf Festsetzen.

Soll der volle Jahresurlaub gelten, klicken Sie stattdessen auf Nicht festsetzen.

Zum Schluss erscheint kurz die Meldung Assistenz wurde angelegt. Über Anpassen öffnen Sie die Stammdaten der Assistenz, zum Beispiel für Adresse und Vertrag.

Die neue Assistenz steht in der Planung in der linken Seitenleiste. Wiederholen Sie die Schritte für jede Assistenz.

Für welchen Assistenznehmer?

Die neue Assistenz arbeitet für den Assistenznehmer, der oben in der Leiste ausgewählt ist. Haben Sie mehrere, wählen Sie im Dialog über Assistenznehmer zuweisen, für wen sie arbeitet. Eine Assistenz, die es schon gibt, ordnen Sie einem weiteren Assistenznehmer über Assistenz zuweisen in der rechten Werkzeugleiste zu.

Ersten Dienst planen ​

Sind Assistenznehmer, Schichten und Assistenzen angelegt, zeigt die Karte diese drei Schritte als erledigt, und der erste Dienst ist an der Reihe (D auf der Karte):

Karte Einrichtung mit 3 von 4 erledigt. Assistenznehmer anlegen mit 1 Assistenznehmer, Schichten festlegen mit 3 Schichten und Assistenzen anlegen mit 4 Assistenzen sind erledigt und eingerahmt, Ersten Dienst planen ist als Nächstes an der ReiheKarte Einrichtung mit 3 von 4 erledigt. Assistenznehmer anlegen mit 1 Assistenznehmer, Schichten festlegen mit 3 Schichten und Assistenzen anlegen mit 4 Assistenzen sind erledigt und eingerahmt, Ersten Dienst planen ist als Nächstes an der Reihe

  1. Klicken Sie auf Ersten Dienst planen. Es öffnet sich die Planung.
  2. Besetzen Sie eine offene Schicht mit einer Assistenz, wie unter Dienst erstellen beschrieben.

Sobald der erste Dienst gespeichert ist, meldet die Karte Geschafft – Ihr erster Dienst steht:

Karte Einrichtung mit einem Häkchen und der Meldung Geschafft – Ihr erster Dienst steht, eingerahmtKarte Einrichtung mit einem Häkchen und der Meldung Geschafft – Ihr erster Dienst steht, eingerahmt

Am nächsten Tag ist die Karte verschwunden. Solange die Einrichtung läuft, blendet das Dashboard die Karten aus, die noch nichts zu zeigen hätten. Mit dem ersten Dienst kommen sie dazu, siehe Dashboard.