🔔 Benachrichtigungen und Postfach

Hier sehen Sie, was in Ihrer Organisation passiert ist und Sie betrifft, und entscheiden über Urlaubsanträge und Korrekturanträge.

Meldet sich eine Assistenz krank, beantragt sie Urlaub oder korrigiert sie ihre Arbeitszeit, erhalten die zuständigen Personen eine Benachrichtigung. Jede Benachrichtigung landet im Postfach der App. Zusätzlich kann eine E-Mail verschickt werden. Wofür Sie E-Mails bekommen, stellen Sie im Profil selbst ein.

Die Glocke

Rechts in der oberen Leiste steht die Glocke. Die rote Zahl daran zeigt, wie viele Benachrichtigungen Sie noch nicht gelesen haben.

1. Klicken Sie auf die Glocke.

Es öffnet sich eine Liste mit den neuesten Benachrichtigungen. Ungelesene sind hervorgehoben, gelesene erscheinen blasser:

2. Klicken Sie auf eine Benachrichtigung.

Sie gelangen dorthin, worum es geht, etwa zum Antrag oder in den Dienstplan. Die Benachrichtigung gilt damit als gelesen.

Mit Alle gelesen (A) markieren Sie alle Benachrichtigungen auf einmal als gelesen. Alle anzeigen (B) öffnet das Postfach.

Wann sich die Zahl aktualisiert

Die Zahl an der Glocke aktualisiert sich, sobald Sie in der App weiterarbeiten, etwa eine andere Seite öffnen. Bleibt eine Seite lange unberührt offen, zeigt sie den Stand Ihres letzten Aufrufs. Für Eiliges ist die E-Mail gedacht.

Das Postfach

Das Postfach öffnen Sie über das Menü ☰ mit dem Eintrag Postfach oder über Alle anzeigen in der Glocke. Es hat bis zu zwei Bereiche:

• Benachrichtigungen (A): alle Benachrichtigungen, die neuesten oben. Ältere laden Sie unten mit Weitere laden nach. Alle als gelesen markieren oben rechts (C) setzt alle auf gelesen.
• Anträge (B): die Urlaubsanträge und die Korrekturanträge, siehe Urlaubsanträge und Korrekturanträge. Diesen Bereich sehen Benutzer mit der Berechtigung Verwalten, Planen oder Assistieren.

Gehören mehrere Meldungen zusammen, etwa mehrere korrigierte Dienstzeiten derselben Assistenz an einem Tag, fasst das Postfach sie zu einem Eintrag zusammen, solange er ungelesen ist.

Wie lange Benachrichtigungen bleiben

Gelesene Benachrichtigungen werden nach 90 Tagen automatisch entfernt. Ungelesene bleiben, bis Sie sie gelesen haben.

Welche Benachrichtigungen es gibt

Wer eine Benachrichtigung erhält, hängt von den Berechtigungen ab.

Benachrichtigung	Wann	Wer sie erhält	E-Mail
Antrag eingereicht	Eine Assistenz beantragt Urlaub.	Verwalten	ja
Antrag eingereicht (Dienstzeitkorrektur)	Eine Assistenz beantragt eine Korrektur ihrer Dienstzeit.	Verwalten, und Planen für den Assistenznehmer des Dienstes	nein
Antrag genehmigt, Antrag teilweise genehmigt, Antrag abgelehnt	Über einen Urlaubsantrag wurde entschieden.	die Assistenz, die ihn gestellt hat	ja
Dienstzeitkorrektur genehmigt, Dienstzeitkorrektur abgelehnt	Über eine beantragte Korrektur wurde entschieden.	die Assistenz, die sie beantragt hat	nein
Antrag zurückgezogen	Eine Assistenz zieht einen offenen Antrag zurück.	wer über den Antrag entscheidet	nein
Abwesenheit gemeldet	Eine Assistenz trägt selbst Krank oder Kind krank ein oder meldet sich über Sich krank melden an einem Dienst krank.	Verwalten	ja
Abwesenheit eingetragen	Eine Assistenz trägt selbst Urlaub ein, der keine Genehmigung braucht.	Verwalten	ja
Abwesenheit für Sie eingetragen	Jemand anderes trägt Abwesenheiten einer Assistenz ein oder entfernt sie.	die betroffene Assistenz	ja
Krankheitsfall: Entscheidung offen	Zu einem Krankheitsfall einer Assistenz ist eine Rückfrage offen: Fortsetzung oder neue Erkrankung, oder ob die Krankheit durchgehend war. Mit der Antwort ist die Benachrichtigung erledigt.	Verwalten	ja, außer an den, der die Krankheitstage eingetragen hat
Entgeltfortzahlung endet	Ein Krankheitsfall erreicht mit den eingetragenen Tagen Tag 35 (die Tage dazwischen, die die App mitzählt, eingeschlossen). Die Benachrichtigung nennt das Ende der Entgeltfortzahlung nach 42 Tagen, „bis voraussichtlich“, solange es nur vorausberechnet ist. Verschiebt sich das Datum, kommt sie neu.	Verwalten	ja, außer an den, der die Krankheitstage eingetragen hat
Dienstzeit korrigiert	Eine Assistenz korrigiert die Zeit eines eigenen Dienstes, ohne dass sie genehmigt werden muss.	Planen und Verwalten	nein
Planvorschlag geteilt	Ein Planvorschlag wird mit einer Assistenz geteilt.	die Assistenz	nein, die E-Mail zum Plan kommt wie bisher beim Veröffentlichen

Was in der E-Mail steht

Die E-Mail zu Abwesenheit für Sie eingetragen nennt keine Tage und bei einer Krankmeldung auch nicht die Art der Abwesenheit. Die Einzelheiten stehen nur im Postfach.

Ohne eigene E-Mail-Adresse

Benutzer, deren Anmeldung keine echte E-Mail-Adresse hat, erhalten Benachrichtigungen nur im Postfach.

Krankheitsfälle im Postfach

Ein Klick auf Krankheitsfall: Entscheidung offen oder Entgeltfortzahlung endet öffnet den Abwesenheitskalender der Assistenz. Dafür braucht es zusätzlich die Berechtigung Planen; ohne sie öffnet sich nur die Seite der Assistenz.

E-Mail-Benachrichtigungen einstellen

Im Postfach erscheint jede Benachrichtigung. Im Profil legen Sie fest, wofür Sie zusätzlich eine E-Mail bekommen. E-Mails sind standardmäßig eingeschaltet.

1. Öffnen Sie über das Menü ☰ den Eintrag Profil.
2. Schalten Sie im Bereich Benachrichtigungen mit E-Mail-Benachrichtigungen alle E-Mails ein oder aus.
3. Um nur einzelne E-Mails abzuschalten, klicken Sie auf Wovon eine E-Mail und schalten die gewünschten aus.

Jede Änderung wird sofort gespeichert. Unter Wovon eine E-Mail stehen nur die Benachrichtigungen, die Sie überhaupt erhalten können. Eine Assistenz sieht dort also andere Schalter als die Verwaltung, und Abwesenheit für Sie eingetragen gibt es nur für Konten, die selbst als Assistenz arbeiten. Die Zeile darunter zeigt, wie viele davon aktiv sind, etwa 4 von 5 aktiv.

Ausgeschaltete E-Mail-Benachrichtigungen betreffen nur die Benachrichtigungen: Einen Dienstplan, den Sie über Plan veröffentlichen verschicken, bekommen Ihre Assistenzen trotzdem per E-Mail.

Ihre Auswahl bleibt erhalten

Schalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen aus und später wieder ein, gilt Ihre vorherige Auswahl unter Wovon eine E-Mail wieder.

Urlaubsanträge

Ihre Organisation kann festlegen, dass Urlaub, den eine Assistenz selbst einträgt, erst nach Genehmigung durch die Verwaltung gilt. Bis dahin ist der Urlaub ein Antrag. Er erscheint weder im Dienstplan noch in der Abrechnung oder im Arbeitszeitkonto (kurz: Zeitkonto).

Urlaubsanträge einschalten

Aktivieren Sie unter Organisation in der Karte Assistenzen die Option Urlaubsanträge genehmigen lassen. Sie ist standardmäßig aus und lässt sich nur einschalten, solange Assistenzen können eigene Abwesenheiten eintragen eingeschaltet ist.

• Krank und Kind krank gelten weiterhin sofort. Sie werden gemeldet, nicht beantragt.
• Wer selbst die Berechtigung Verwalten hat, trägt seinen Urlaub ohne Antrag direkt ein.

Mindestens ein Benutzer mit Verwalten

Über Anträge entscheiden Benutzer mit der Berechtigung Verwalten. Hat niemand in Ihrer Organisation diese Berechtigung, lehnt das Programm jeden Antrag mit einem Hinweis ab.

Urlaub beantragen

Eine Assistenz trägt ihren Urlaub wie gewohnt unter Abwesenheiten in ihrem Dienstplan ein. Beim Speichern öffnet sich der Dialog „Urlaub beantragen". Dort kann sie einen Kommentar ergänzen und klickt auf Beantragen. Was Ihre Assistenzen selbst eintragen dürfen, steht unter Assistenzen-Ansicht.

Alle neuen Urlaubstage eines Speicherns bilden einen Antrag, auch wenn es mehrere Zeiträume sind, etwa Juni und Juli. Sie erhalten dafür eine Benachrichtigung und entscheiden jeden Zeitraum einzeln. Zusammenhängender Urlaub bleibt dabei ein Zeitraum:

• Liegt zwischen zwei gewählten Bereichen nur ein Tag, der ohnehin nicht als Urlaubstag zählt (ein freier Wochentag nach den Arbeitstagen der Assistenz oder ein Feiertag), beantragt das Programm ihn mit. Der Dialog nennt diesen Tag.
• Liegt dazwischen ein Tag, der schon als Urlaub eingetragen ist, bilden beide Bereiche einen Zeitraum. Der eingetragene Tag wird nicht noch einmal beantragt.

Die beantragten Tage erscheinen im Abwesenheitskalender der Assistenz heller als Urlaub (beantragt). Den Antrag findet sie im Postfach unter Anträge und auf dem Dashboard in der Karte Meine Anträge. Wie sie dabei vorgeht, zeigt ihr Handbuch unter Urlaub beantragen.

Anträge entscheiden

Bei jedem neuen Antrag erhalten Benutzer mit Verwalten die Benachrichtigung Antrag eingereicht. Ein Klick darauf öffnet den Antrag im Postfach. Offene Anträge zeigt außerdem das Dashboard in der Karte Offene Anträge.

1. Öffnen Sie im Postfach den Bereich Anträge.

Unter Offen (A) stehen die Anträge, die auf eine Entscheidung warten, sortiert nach Urlaubsbeginn. Unter Erledigt (B) finden Sie entschiedene und zurückgezogene Anträge. Jeder Antrag nennt die Assistenz und den Status, darunter die Art, die Zahl der Tage und den Zeitraum, den Kommentar der Assistenz und unter Gestellt, wann sie ihn gestellt hat.

2. Klicken Sie beim Antrag auf das Symbol Kontext ansehen, wenn Sie vor der Entscheidung mehr wissen möchten.

Der Dialog „Antrag im Kontext" nennt oben die Assistenz und den beantragten Zeitraum. Darunter steht, was an diesen Tagen sonst wichtig ist — jeder Abschnitt nur, wenn es dazu etwas gibt:

• Dienste an diesen Tagen: die Dienste, die die Assistenz an diesen Tagen hat.
• Urlaubskonto: je Jahr, wie viele Tage ihr bleiben, wie viele sie beantragt hat und wie viele nach der Genehmigung übrig sind.
• Mutterschutz / Elternzeit: ein Mutterschutz oder eine Elternzeit, die in den Zeitraum fällt oder an ihn grenzt.
• Wer sonst weg ist: andere Assistenzen, die an diesen Tagen abwesend sind, mit der Art der Abwesenheit.
• Wer sonst beantragt hat: andere offene Anträge für dieselben Tage. Ansehen springt zu dem Antrag.

3. Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen.
4. Hat der Antrag mehrere Zeiträume, steht im Dialog jeder Zeitraum mit eigenem Schalter Genehmigen / Ablehnen. Alle sind so vorbelegt wie der Knopf, mit dem Sie den Dialog geöffnet haben. Stellen Sie nur die Zeiträume um, die Sie anders entscheiden.
5. Geben Sie bei Bedarf einen Kommentar ein. Er ist immer freiwillig, auch beim Ablehnen.
6. Klicken Sie im Dialog auf Genehmigen, Teilweise genehmigen oder Ablehnen. Der Knopf nennt, was Sie entschieden haben.

Mit der Genehmigung trägt das Programm den Urlaub der genehmigten Zeiträume ein und aktualisiert das Zeitkonto der betroffenen Monate. Die Assistenz erhält eine Benachrichtigung — Antrag genehmigt, Antrag teilweise genehmigt oder Antrag abgelehnt — mit jedem Zeitraum und Ihrem Kommentar. Unter Erledigt zeigt ein teilweise genehmigter Antrag bei jedem Zeitraum (genehmigt) oder (abgelehnt).

Kann der Urlaub nicht eingetragen werden, etwa weil ein Monat bereits abgeschlossen ist, nennt der Dialog den Grund und der Antrag bleibt offen.

Wer entschieden hat

Die Assistenz erfährt nicht, wer über ihren Antrag entschieden hat. Die Entscheidung kommt von der Verwaltung. Ein Kommentar erscheint bei ihr als Anmerkung der Verwaltung. In der Verwaltung ist dagegen sichtbar, wer genehmigt oder abgelehnt hat.

Planen ohne Verwalten

Benutzer mit der Berechtigung Planen sehen die Anträge, damit sie beim Planen wissen, wer Urlaub beantragt hat. Kontext ansehen können sie öffnen, den Kommentar der Assistenz sehen sie aber nicht. Entscheiden können sie nicht.

Antrag zurückziehen

Solange ein Antrag offen ist, kann die Assistenz ihn in ihrem Postfach zurückziehen, siehe Einen Antrag zurückziehen. Die Verwaltung erhält dann die Benachrichtigung Antrag zurückgezogen. Ein bereits entschiedener Antrag lässt sich nicht mehr zurückziehen.

Korrekturanträge

Ihre Organisation kann festlegen, dass eine Assistenz ihre Dienstzeit nicht mehr selbst ändert, sondern die Korrektur beantragt: unter Organisation in der Karte Assistenzen mit Korrekturen genehmigen lassen. Bis entschieden ist, gilt die bisherige Zeit, im Dienstplan, in der Abrechnung und im Zeitkonto. Wie die Assistenz dabei vorgeht, zeigt ihr Handbuch unter Korrektur beantragen.

Wer entscheidet

• Benutzer mit Verwalten, für jeden Dienst.
• Benutzer mit Planen, für die Dienste der Assistenznehmer, die sie planen. Ist ein Konto auf einzelne Assistenznehmer beschränkt, sieht es nur deren Korrekturanträge.
• Wer selbst entscheiden darf, korrigiert seine eigenen Dienste ohne Antrag.

Über einen Urlaubsantrag entscheidet weiterhin nur Verwalten.

Korrekturanträge entscheiden

Bei jedem neuen Korrekturantrag erhalten die Entscheider die Benachrichtigung Antrag eingereicht, etwa „Anna Becker - Dienstzeitkorrektur“ mit dem Tag, dem Assistenznehmer und der Zeit vorher und nachher. E-Mails gibt es dazu nicht. Offene Anträge zeigt auch das Dashboard in der Karte Offene Anträge, und im Dienstplan trägt der Dienst ein Symbol, dessen Hinweis die beantragte Zeit nennt.

1. Öffnen Sie im Postfach den Bereich Anträge. Ein Korrekturantrag zeigt Dienstzeitkorrektur, den Assistenznehmer, den Tag mit der bisherigen und der beantragten Zeit und, wie viel länger oder kürzer der Dienst damit wird. Darunter steht die Begründung der Assistenz, sofern sie eine geschrieben hat. Unter Offen steht er zwischen den Urlaubsanträgen, nach seinem Tag einsortiert.

2. Mit Kontext ansehen öffnen Sie „Korrektur im Kontext“: die Zeit, die jetzt erfasst ist, die geplante und die gestempelte Zeit, wo es sie gibt, und die anderen Dienste beim selben Assistenznehmer an diesem Tag. So sehen Sie, ob die Zeiten zur Übergabe passen, etwa wann die Ablösung begonnen hat.

3. Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen, geben Sie bei Bedarf einen Kommentar ein und bestätigen Sie.

Mit der Genehmigung übernimmt der Dienst die beantragte Zeit, als hätte die Assistenz sie selbst korrigiert: Im Dienstplan steht dann Zeit korrigiert von … mit ihrem Namen. Die Assistenz erhält Dienstzeitkorrektur genehmigt oder Dienstzeitkorrektur abgelehnt mit Ihrem Kommentar als Anmerkung der Verwaltung, ohne Ihren Namen.

Solange der Antrag offen ist, kann die Assistenz ihn im Dienst oder in ihrem Postfach zurückziehen; setzt sie die Zeiten auf die bisherigen zurück, zieht auch das den Antrag zurück. Die Entscheider erhalten dann „… - Dienstzeitkorrektur zurückgezogen“.

Dienst inzwischen geändert

Hat jemand den Dienst nach dem Antrag geändert, etwa im Planer, lässt sich der Antrag nicht mehr genehmigen, nur noch ablehnen. Der Kontext und der Dienst im Planer weisen darauf hin. Ändern Sie die Zeit eines Dienstes mit offenem Antrag also erst, wenn Sie über den Antrag entschieden haben.

Monatsabschluss

Einen Monat schließen Sie erst ab, wenn über alle seine Korrekturanträge entschieden ist. Der Dialog Monat abschließen nennt die offenen und führt mit Im Postfach entscheiden zu ihnen, siehe Offene Korrekturanträge.